Einkauf im Projekt

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Materialengpässe sind ein bekanntes Phänomen, die im wirtschaftlichen Aufschwung nach einem starken Einbruch zu beobachten sind. Für das Jahr 2021 ist dieser Effekt stärker – im Vergleich zu früheren überwundenen Krisen.

Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau sind von Materialengpässen stark betroffen, weil sie am Ende mehrerer industrieller Wertschöpfungsketten stehen. Diese Position bedeutet: Wenn eine einzige dieser Lieferketten ausfällt, die bei der Erstellung einer komplexen Anlage zusammengeführt werden, nützt das Funktionieren der übrigen Lieferketten in der Regel wenig.

Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau bedienen zudem im unterschiedlichen Umfang kundenspezifische Aufträge und Projekte. Dabei sind sie oftmals kein reines Engineeringunternehmen mit eigener Projektorganisation. Im Unternehmen treffen demnach zwei Bereiche aufeinander: die Projektorganisation und die funktionale Organisation.

Am 29. Juni 2021 organisierte ProduktionNRW einen virtuellen Erfahrungsaustausch mit Fach- und Führungskräften aus den Bereichen Einkauf und Materialwirtschaft. Dabei standen unter anderem die Erfahrungen mit dem Einkauf im Projektgeschäft und die mögliche Kompensation von Lieferkettenstörungen auf der Agenda. Michael Wolf, VDMA Business Advisory, stieg mit einem Impulsvortrag zum Einkauf im Projektgeschäft ein. Ein Projekt im Einkauf muss ein Vorhaben sein, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Dem Einkauf im Projekt liegt beispielsweise ein auftragsspezifisches Engineering zugrunde.

Die Herausforderungen bei der Projektabwicklung betreffen die interne Koordination, die Berücksichtigung auftragsspezifischer Komponenten und die zeitliche Synchronisierung. Um mögliche Probleme im Projektgeschäft zu vermeiden, ist eine frühzeitige Einbindung des Einkaufs ratsam. Engineeringkomponenten werden manchmal von der Vertriebs- oder der Konstruktionsabteilung – an der Einkaufsabteilung vorbei – angefragt. Im Idealfall sollte aber auch hier der Einkauf die Anfragen übernehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass realistische Lieferanten und Kalkulationsdaten zum Einsatz kommen. Denn gerade mit dem Grad der Neuheit einer Beschaffung steigt das Projektrisiko.

Projektrisiken identifizieren

Im Einzelprojekt ist zu empfehlen, mögliche Projektrisiken zu analysieren und zu bewerten.

Projektrisiken können beispielsweise reduziert werden durch…
•    …das Zurückdrängen des Neuheitsgrades durch Modularisierung oder Plattformstrategie
•    …die Ausweitung von Rahmenverträgen mit Lieferanten
•    …die Anpassung von Logistikvereinbarungen mit Lieferanten bezüglich der Mengenkorridore
•    …die Produktanalyse und Lieferantenvereinbarungen für Engpassmaterialien, die für die Lieferzeit bestimmend sind

Für die Risikobewertung und Freigabe sollte eine feste Struktur beziehungsweise ein Gremium im Unternehmen eingerichtet sein. Die Analyse hilft, neue Chancen im Projektgeschäft aufzuzeigen.

In der Diskussion fragten sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, wie der Einkauf mit mög-lichst wenig Schaden durch den momentanen Materialengpass kommt. Denn die Anwesenden einte die aktuellen Herausforderungen durch Materialengpässe und steigende Preise im Einkauf. Dabei zeigte sich, dass benötigte Materialen gekauft werden, auch wenn diese völlig überteuert sind. Hauptsache die Produktion im eigenen Unternehmen kann wieder anlaufen. Michael Wolf stellte abschließend fest, dass sich bestimmte Probleme im Einkauf durch die jüngsten wirtschaftlichen Krisen oft wiederholen. Woraus sich für den Einkauf die Chance ergibt, diese Probleme zu analysieren und in der Folge strukturelle Anpassungen im Einkauf vorzunehmen, um die Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

Veranstalter

Die Veranstaltung wurde von ProduktionNRW angeboten. ProduktionNRW ist das Kompetenznetz des Maschinenbaus und der Produktionstechnik in Nordrhein-Westfalen und wird vom VDMA NRW durchgeführt. ProduktionNRW versteht sich als Plattform, um Unternehmen, Institutionen und Netzwerke untereinander und entlang der Wertschöpfungskette zu vernetzen, zu informieren und zu vermarkten. Wesentliche Teile der Leistungen, die ProduktionNRW erbringt, werden aus Mitteln des Europäischen Fonds für Regionale Entwicklung (EFRE) gefördert.